Login-Cookies. Keine Marketing-Tracker.
Hier siehst du genau, was FirmenKompass mit deinen Daten macht: welche Rolle was darf, wo die Daten liegen, mit welchen Subprozessoren wir arbeiten — alles in Klartext, ohne Juristen-Deutsch.
Fünf Rollen, ~28 Module — hier siehst du auf einen Blick, welche Berechtigungen jede Rolle hat. Diese Matrix ist die Single Source of Truth — sie bestimmt, was im Backend tatsächlich erlaubt ist.
Tipp: Beim Scrollen bleiben Rollen-Kopf und Modul-Spalte stehen.
| Modul | OWNERInhaber | ADMINCo-Manager | APPROVERVorgesetzte:r | ACCOUNTANTBuchhaltung | EMPLOYEEMitarbeiter:in |
|---|---|---|---|---|---|
| Core — Spesen & Reisen | |||||
Spesen / Belege Belege erfassen, freigeben, exportieren | ⬢ | ⬢ | ◐W:○ | ⬢ | ○ |
Reisen / Trip-Bundles Mehrtagesreisen mit Verpflegungspauschalen + Belegen | ⬢ | ⬢ | ◐W:○ | ⬢ | ○ |
Verpflegungspauschalen BMF-Sätze pro Land/Stadt — Stammdaten + Eigen-Overrides | ⬢ | ⬢ | ⬢ | ⬢ | ⬢ |
| Zeit & Stempeluhr | |||||
Zeiterfassung Arbeitszeit-Erfassung + Pausen + Live-Dispo | ⬢ | ⬢ | ◐W:○ | ⬢ | ○ |
Stempeluhr / Punch-In Mobile Punch-In/Out mit Offline-Queue | ⬢ | ⬢ | ◐W:○ | ⬢ | ○ |
Projekt-Stempeln Zeit auf Projekte/Kunden buchen + Kostenstellen | ⬢ | ⬢ | ◐W:○ | ⬢ | ○ |
| Team & Mitarbeiter | |||||
Genehmigungs-Zentrale Spesen + Reisen + Zeiten freigeben oder ablehnen | ⬢ | ⬢ | ◐ | — | — |
Urlaubsantrag Urlaub planen + genehmigen + Feiertage | ⬢ | ⬢ | ◐W:○ | ⬢ | ○ |
Krankmeldung Krank-melden + AU-Upload + Vertretung | ⬢ | ⬢ | ◐W:○ | ⬢ | ○ |
Mitarbeiter-Verwaltung Mitarbeiter einladen, deaktivieren, Rollen ändern, Approval-Chain | ⬢ | ⬢ | — | — | — |
Abteilungen Abteilungen anlegen/verwalten + per-Abteilung-Konfig & Modul-Sichtbarkeit | ⬢ | ⬢ | — | — | — |
Lohn-Daten Gehälter, Stundensätze, Lohnart-Mapping — hochsensibel | ⬢ | ⬢ | — | ⬢ | ○ |
| Finanzen & Rechnungen | |||||
Rechnungen Rechnungen schreiben, versenden, archivieren (ZUGFeRD) | ⬢ | ⬢ | ⬢ | ⬢ | — |
Kunden Kunden-Stammdaten + Zahlungsverhalten | ⬢ | ⬢ | ⬢ | ⬢ | — |
Service-Katalog Dienstleistungen + Produkte + Preise (Handwerker) | ⬢ | ⬢ | ⬢ | ⬢ | ⬢ |
Auswertungen / Reports Saldenliste, Kostenstellen, Trip-Reports, Closures | ⬢ | ⬢ | ◐ | ⬢ | ○ |
DATEV-Export Buchhaltungs-Exporte für Steuerberater (CSV + ZUGFeRD) | ⬢ | ⬢ | — | ⬢ | — |
Monats-Abschluss Monats-Periode sperren (GoBD-Konformität) | ⬢ | ⬢ | ⬢ | ⬢ | — |
| Compliance & Admin | |||||
Firmen-Stammdaten Firmenname, USt-ID, Logo, Adresse, Branding | ⬢ | ⬢ | ⬢ | ⬢ | ⬢ |
Approval-Hierarchie Genehmigungs-Chain definieren (manager_id-Zuordnung) | ⬢ | ⬢ | ⬢ | — | — |
Abo / Pricing Tier wechseln, Active-User sehen, Rechnungen einsehen — Tier/Quota app-weit lesbar (Feature-Gating UI), Write nur OWNER. | ⬢ | ⬢ | ⬢ | ⬢ | ⬢ |
Storage / Beleg-Archiv Object-Storage-Status, Aufbewahrungs-Policy | ⬢ | ⬢ | — | ⬢ | — |
Steuerberater-Profil Eigenes öffentliches StB-Profil (für /stb/<slug>) — nur externe Steuerberater | — | — | — | ○ | — |
Aktivitäts-Protokoll Wer hat wann was geändert — GoBD-Audit-Trail | ⬢ | ⬢ | ◐ | ⬢ | ○ |
Sub-Processors AVV-Liste, Sub-Prozessor-Status, Änderungs-Watch | ⬢ | ⬢ | ⬢ | ⬢ | ⬢ |
Support-Zugriff Operator-Impersonation-Token für FirmenKompass-Support | ⬢ | ⬢ | — | — | — |
| Eigenes Profil | |||||
Eigenes Profil Persönliche Daten, Avatar, Sprache, Notifications | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
2-Faktor-Auth (2FA) TOTP/Recovery-Codes — Pflicht für OWNER/ADMIN/ACCOUNTANT | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
Quelle: frontend/src/lib/permissions/matrix.ts — Single Source of Truth für alle Rollen × Module-Berechtigungen.
Software nimmt dir das nicht ab — aber sie kann dir sagen, worum es geht. Hier steht, was gilt und was FirmenKompass dafür bereitstellt.
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 musst du Arbeitszeit erfassen. Die geplante Neufassung des Arbeitszeitgesetzes regelt nur noch die Form: taggenau, in der Regel elektronisch, manipulationssicher.
Weil es eine gesetzliche Pflicht ist, stützt sich die Zeiterfassung nicht auf Zustimmung. Hol dir dafür also keine — eine Einwilligung, die du einholst, kannst du auch widerrufen lassen, und dann stündest du ohne die Aufzeichnung da, die du führen musst.
Die Pflicht liegt bei dir — also musst du auch die Mittel stellen. FirmenKompass läuft im Browser auf jedem Arbeitsgerät, ganz ohne Installation. Wer gar kein Gerät hat, stempelt am Kiosk-Tablet oder Terminal. Das Handy ist Bequemlichkeit, nie Voraussetzung.
Das darf er — freiwillig, und du kannst es nicht anordnen. Dann gehört geregelt, wer die Kosten trägt (§ 670 BGB): entweder eine Pauschale oder ein transparenter Hinweis, dass sie im Gehalt enthalten ist.
Elektronische Zeiterfassung gilt als technische Überwachungseinrichtung (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Entscheidend ist, was das System KANN — nicht, was du damit vorhast. Seine Zustimmung gehört vor die Einführung, nicht danach.
Zeitaufzeichnungen zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG), Buchungsbelege acht (§ 147 AO, seit 2025 verkürzt). Verschiedene Dinge, verschiedene Regeln — wir halten sie getrennt, damit du nicht das eine zu kurz und das andere zu lang aufhebst.
Was wir hier nicht tun: dich beraten. Diese Punkte decken ab, was FirmenKompass verarbeitet — ob das für deinen Betrieb reicht, entscheidet ein Anwalt für Arbeitsrecht. Wir sagen dir, was die Software macht und was sie belegen kann. Das Urteil darüber bleibt bei dir.
Vom Klick im Browser bis zur 10-Jahre-Archivierung — hier siehst du jede Station, in der Daten gespeichert oder verarbeitet werden. Geschäftsdaten bleiben ausschließlich in Deutschland.
Diese zwei Dienste verarbeiten transient Daten von dir — niemals Geschäftsdaten, immer mit AVV.
Volle AVV-Liste mit Vertrags-Details in der Datenschutz-Erklärung.
Sechs Karten, sechs Fragen die deine IT- oder Compliance-Abteilung stellen wird — beantwortet ohne Juristen-Deutsch.
FirmenKompass speichert deine Belege, Rechnungen und Buchungen so, dass das Finanzamt sie im Rahmen einer Betriebsprüfung anerkennt.
Alle Sätze und Regeln sind Berechnungsgrundlage der App — keine Steuer- oder Rechtsberatung. Verbindlich sind Gesetz, BMF-Schreiben und im Zweifel dein Steuerberater.
Im Admin-Bereich findest du den Permission-Inspector, das Activity-Log deiner Firma, die Operator-Impersonation-Logs und einen PDF-Export für deine Audit-Akten.